Aby wykonać wszystkie zadania, niezbędna jest mobilizacja. To rzecz podstawowa a jednocześnie często najtrudniejsza. Gdy obowiązki się mnożą, terminy gonią, a sytuacja wydaje się nie do opanowania – na pomoc przychodzą tzw. listy “to-do”.

Wypracowanie własnego systemu tworzenia list zadań jest bardzo istotne – daje poczucie kontroli nad naszymi obowiązkami.

Niektórzy stosują zasadę zapisywania niemal wszystkiego. Wtedy na liście obok czynności wyjątkowych dla danego dnia znajdziemy też takie, które są raczej rutyną, np. mycie naczyń czy przygotowanie obiadu. Notowanie (i przede wszystkim – “odhaczanie”) takich drobnych zadań daje pewne poczucie usystematyzowania, porządku i kontroli nad codziennym życiem. Z drugiej strony istnieje niebezpieczeństwo, że tak długa i szczegółowa lista nie będzie miała punktów priorytetowych, a ważniejsze i trudniejsze zadania będą wciąż przekładane.

Problem oceniania naszej produktywności stał się większy w ostatnich miesiącach, gdy część z nas pracuje z domu.

Dla wielu praca zdalna jest teraz stałą częścią codzienności. Przeciętny dzień pracy zmienił swoją strukturę i stąd również problemy z określeniem produktywności. Bardzo łatwo o ciągłe poczucie zapracowania (w końcu nawet w domu jesteśmy w pracy) przy jednoczesnym braku zrealizowania wszystkich planów. Do tego dochodzi również presja mediów – hasła “bądź produktywny”, “bądź swoim własnym szefem”, rozszerzające się sieci kontaktów czy nowe stanowiska. A w naszych długich listach zadań zmienia się jedynie data wykonania.

A więc co zrobić, aby rzeczywiście Z R O B I Ć? Znaczne skurczyć listę rzeczy do zrobienia. Pierwszym krokiem rzeczywiście może być wypisanie wszystkiego, co przychodzi nam do głowy – ale to nie koniec.

Podstawową zasadą jest skupienie się na jednej rzeczy, która stanie się priorytetem na dany czas.

Po wypisaniu wszystkich punktów wybierz jeden, najważniejszy. Jeśli jest to zadanie dość obszerne, dobrze podzielić je na mniejsze, bardziej szczegółowe punkty. Teraz postaraj się odłożyć pierwotną listę i skupić się na wykonaniu tylko tego zadania. Dzięki temu ta szczegółowa rozpiska staje się prawdziwym “zadaniem” a długi spis – “podręczną pamięcią”. Nad tą “pamięcią” również możemy cały czas pracować – dopisywać nowe elementy czy wykreślać te, które przestają być istotne. Ważne jednak, by do ich realizacji przejść po zakończeniu priorytetowego zadania.

Skupienie się na jednej rzeczy sprawia, że listy zadań nie przytłaczają a stopień zaangażowania rośnie.

Wybór jednej rzeczy spośród kilkudziesięciu może być trudne. Tu jednak warto zaufać swojej intuicji (lub najbliższym deadline’om) – jak ważne i jak pilne jest to zadanie? Po podjęciu decyzji odłóż długą listę na bok. Dzięki temu punkty wiszące na zbyt długich listach od tygodni wreszcie zostaną odhaczone. Gdy już to się stanie, można wrócić do “pamięci podręcznej” i wybrać kolejne priorytetowy element. Nie chodzi o to, aby zaniedbywać małe rzeczy, które trzeba wykonać danego dnia. Chodzi o to, by wreszcie zrealizować te punkty, które wiszą na listach “to-do” od tygodni.

Tekst: Halina Kaczmarek